Aquí va la tercera y última entrega referente a los indicadores de seguimiento. Con la información recogida en este post y los dos anteriores, estamos ya en disposición de generar conjuntos de indicadores para diferentes aplicaciones. En esta ocasión se realiza una descripción detallada del proceso de construcción de un sistema de indicadores de seguimiento.

En el proceso de construcción de los indicadores no existe un procedimiento tipo o una metodología estándar, sin embargo se recomienda tener en cuenta una serie de pasos y requisitos previos que aseguren la coherencia del conjunto de indicadores que se construyan.

El desarrollo de indicadores de seguimiento se justifica en la medida que éstos se insertan a lo largo de toda la organización y permiten informar sobre lo estratégico y los aspectos claves de la gestión. Sin embargo, debe considerarse que también son el soporte para evaluar lo que está pasando con los procesos y los aspectos operativos que contribuyen a los resultados finales. Es así como el proceso de construcción de indicadores de desempeño lleva de manera inherente la implementación de un sistema de control de gestión y de información para la gestión, que permita hacer el seguimiento de las metas y su cumplimiento en el conjunto de la organización.

Un requisito previo para la construcción de los indicadores y el sistema de control de gestión, es trabajar sobre las definiciones estratégicas. Lo anterior implica abordar un proceso de revisión y/o validación de misión (principalmente cuando es la primera vez que se desarrolla el sistema de indicadores), identificación de objetivos y metas, cuyo cumplimiento será medido y evaluado a partir del instrumental desarrollado con los indicadores. Abordar estos requisitos no implica necesariamente redefinir la misión y las definiciones estratégicas de la planificación, si no plantearse los ajustes pertinentes para cumplir lo más adecuadamente con la consecución del objetivo.

A partir de la revisión de las principales experiencias de construcción de indicadores tanto en el ámbito público como privado, se propone el desarrollo de las siguientes etapas, que no necesariamente requieren ser consecutivas, dado que pueden realizarse de forma simultánea y retroalimentarse de forma permanente.

a) Identificar y/o revisar estrategias y objetivos

¿Cuáles son las estrategias y objetivos que serán evaluados?

b) Identificar las dimensiones y ámbitos de desempeño

¿Qué ámbitos y dimensiones del desempeño es conveniente medir?

c) Establecer responsabilidades organizacionales

¿Cuáles serán los Centros de Responsabilidad, o Áreas responsables por el desempeño logrado?

¿A qué niveles realizaremos la evaluación?

d) Establecer los referentes para la comparación

¿Sobre qué comparamos los indicadores para saber si el desempeño es adecuado?

e) Construir las fórmulas o algoritmos

¿Cómo relacionamos las variables de medición?

f) Recopilar la información necesaria

¿Qué datos y antecedentes permitirán construir los indicadores?

g) Validar: aplicar criterios de técnicos y requisitos

¿Cómo sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la gestión y los resultados?

h) Analizar los resultados obtenidos

¿Por qué se produjeron los resultados?

i) Comunicar e informar

¿Quiénes tienen que conocer nuestros resultados?

Así, un esquema del proceso de construcción de estos indicadores, sería similar al propuesto a continuación: