Existe cierta falta de uniformidad en muchos conceptos logísticos. Por ejemplo, no existe unidad en lo que se entiende por trazabilidad. A continuación, presento mi propuesta de concepto a través de una revisión de las referencias más importantes que conozco y todo lo que de ellas se deriva.
El término trazabilidad es definido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), en su International Vocabulary of Basic and General Terms in Metrology como: “La propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones todas con incertidumbres especificadas”.
Según el Comité de Seguridad Alimentaria de AECOC: “Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas
El término apareció en 1996, respondiendo a las exigencias de los consumidores, quienes se implicaron fuertemente a raíz de las crisis sanitarias que ocurrieron en Europa y del descubrimiento de la Vacas Locas (encefalopatía espongiforme bovina). La agencia de estandarización GS1 define como trazabilidad, para dejar claro este origen, como “la habilidad de trazar o dejar huella de los movimientos y procesos por los que pasa un determinado producto principalmente destinado al consumo humano, aunque la trazabilidad es también muy aplicable al manejo logístico de almacenes, inventarios, procesos de producción de cualquier producto etc., en la actualidad existen implantaciones en sector alimenticio, salud, transporte, textil, juguetes, animales, vidrio, cerámica entre otros”.
Componentes de la trazabilidad
Los componentes del sistema incluyen:
- Los dispositivos de identificación.
- Operadores que generan bases de datos.
- Administradores que llevan adelante y auditan el sistema.
- Empresas u organismos que certifican el sistema.
Para que todo esto funcione, es imprescindible un marco regulatorio que establezca “las reglas de juego”.
A la hora de tener que entender la Trazabilidad de un producto que se mueve a través de su cadena de suministro o de su rama logística, el concepto de trazabilidad se divide en dos partes bien diferenciadas:
La Trazabilidad de Proceso o Interna, que no es más que poder obtener la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos de una compañía, con sus manipulaciones, su composición, la maquinaria utilizada, su turno, su temperatura, su lote, etc., es decir, todos los indicios que hacen o pueden hacer variar el producto para el consumidor final.
Se trata de relacionar los productos que se han recibido en la empresa, las operaciones o procesos que éstos han seguido (equipos, líneas, cámaras, mezclado, división etc.) dentro de la misma y los productos finales que salen de ella.
Qué información conviene registrar:
- ¿Cuándo los productos se dividen, cambian o mezclan?
- ¿Qué es lo que se crea?
- ¿A partir de qué se crea?
- ¿Cómo se crea?
- ¿Cuándo?
La Trazabilidad Externa, que no es más que poder externalizar los datos de la traza interna y añadirle algunos indicios más si fuera necesario, como una rotura del embalaje, un cambio en la cadena de temperatura, etc.
Como consecuencia vemos que para obtener la trazabilidad de un producto, hay que ir registrando los indicios que va dejando el producto mientras se mueve por la cadena, ya sea en el sentido normal o en el sentido inverso (como la logística inversa). Existen múltiples formas de registrar los indicios, como sensores de temperatura, humedad, etc.; pero existen pocos métodos de transmitir estos indicios de una forma estandarizada entre los diferentes agentes de la cadena, entre los que destacan la codificación GS1‐128 y el EPC.
Según el sentido en que se estudie la trazabilidad nos encontramos:
La trazabilidad hacia atrás, se refiere a la recepción de productos de los proveedores. En este momento los registros son la clave necesaria para que pueda seguirse el movimiento de los productos hacia su origen, esto es, desde cualquier punto a su etapa anterior.
La trazabilidad de la cadena puede quebrarse por completo si no se dispone de unos buenos registros cuando recién se elaboran o reciben los productos.
Qué información conviene registrar:
- ¿De quién se reciben los productos?
- ¿Qué se ha recibido exactamente?
- ¿Cuándo?
- ¿Qué se hizo con los productos cuando se recibieron?
- ¿Qué controles tiene ese producto hasta el punto de recepción?
La trazabilidad hacia delante, es la trazabilidad de los productos preparados para la expedición y del cliente inmediato al que se le entregan. Qué y a quién se entregan los productos. A partir de este punto los productos quedan fuera del control de la empresa.
Qué información conviene registrar:
- ¿A quién se entrega?
- ¿Qué se ha vendido exactamente?
- ¿Cuándo?
- ¿Medio de transporte?
- ¿Controles logísticos?
¿Qué es rastreabilidad?
Es la lectura de registros de trazabilidad, su función es ser el detonador e indicador de cualquier sistema de trazabilidad ya que pone a prueba su desempeño y es el encargado de dar respuestas ante contingencias o situaciones de emergencia en la retirada de alimentos y planes de acción.
La eficiencia y la rapidez con la que se utilice la rastreabilidad determinan la calidad de todo un sistema de trazabilidad. La rastreabilidad es el mecanismo que otorga respuestas sobre los procesos en toda la cadena según su trazabilidad.
¿Qué ventajas aporta la trazabilidad y quiénes se benefician de ella?
El seguimiento de la cadena de suministro supone una serie de beneficios y mejoras prácticas como pueden ser la garantía de la entrega exacta y la mejora y agilización del proceso asociado a la expedición y recepción de la mercancía.
Podemos afirmar que todos los eslabones se beneficiaran del proceso de trazabilidad, ya que supone:
- Control individualizado por partida y lote.
- Mejora de la gestión de Stocks y Producto almacenado.
- Controlar la evolución del producto. Herramienta fundamental del sistema de calidad.
- Permite detectar, acotar y analizar problemas con gran celeridad.
- Retirar selectivamente productos con alguna incidencia.
Un formato estándar para la trazabilidad
En la actualidad existe una propuesta de formato estándar para contener, transmitir y compartir la trazabilidad.
Son los archivos ILE de trazabilidad encapsulada. Estos archivos pueden contener la historia completa de cualquier producto, de acuerdo con las restricciones formales de cualquiera de las legislaciones vigentes en cuanto a trazabilidad y seguridad alimentaria. Estos archivos de trazabilidad encapsulada se pueden ver y editar de manera gratuita con el software freeware ilEAN Writer 4.0 e ilEAN Reader 4.0 además de con una larga lista de sistemas estándar de los más importantes fabricantes de software.
Esta consiste en la capacidad para reconstruir la historia, recorrido o aplicación de un determinado producto, identificando:
- Origen de sus componentes.
- Historia de los procesos aplicados al producto.
- Distribución y localización después de su entrega.
Al contar con esta información es posible entregar productos definidos a mercados específicos, con la garantía de conocer con certeza el origen y la historia del mismo. El concepto de trazabilidad está asociado, sin duda, a procesos productivos modernos y productos de mayor calidad y valor para el cliente final.
La trazabilidad es aplicada por razones relacionadas con mejoras de negocio las que justifican su presencia: mayor eficiencia en procesos productivos, menores costes ante fallos, mejor servicio a clientes, etc.
Esta práctica es factible de certificación, por ejemplo en los sistemas de gestión de calidad, de gestión medioambiental y sistemas de control conocidos como cadena de custodia.
Sistema de trazabilidad
Un sistema de trazabilidad es un conjunto de disciplinas de diferente naturaleza que, coordinadas entre sí, nos permiten obtener el seguimiento de los productos a lo largo de cualquier cadena del tipo que sea.
Si entendemos como trazabilidad a: «un conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto, o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas», un sistema de trazabilidad deberá de estar compuesto por:
1. Sistemas de identificación
- Un sistema de identificación del producto unitario
- Un sistema de identificación del embalajes o cajas
- Un sistema de identificación de bultos o palets
- Para las materias primas
- Para la captura de datos en planta
- Para la captura de datos en almacén
- Capaz de imprimir etiquetas
- Capaz de grabar chips RFID
- Capaz de almacenar los datos capturados
- Capaz de intercambiar datos con los sistemas de gestión empresariales
2. Sistemas para la captura de datos
3. Software para la gestión de datos
Puntos críticos
Se debe tener especial atención a:
- La mezcla de lotes en palets.
- Copacking – comaking.
- Graneles y silos.
- Control de lotes en las devoluciones.
- Errores en captura y traspaso de información o incompatibilidad entre diferentes sistemas.
- Traspasos entre tiendas o almacenes.
Como podemos apreciar, estos son los problemas típicos que pueden producirse en los cambios entre un agente de transporte y el siguiente.
